Au secours, je suis débordée !

Votre boite mail déborde, votre dernier rv chez le dentiste remonte à vos dents de lait (ou presque), vous n’avez toujours pas trouvé le temps d’écrire le prochain article pour votre newsletter, votre to-do list ne tient plus sur l’écran de votre ordinateur, vous êtes épuisée et avez l’impression que rien n’avance ?

C’est une étape normale quand on crée sa boite, et lorsqu’on est aussi éventuellement une super-compagne, super-mom, super-copine, bref super…débordée !

Mais ce ne doit être qu’une étape à partir de laquelle il faut vite réagir !

J’aime beaucoup les astuces et je vous rassure vous en aurez dans cet article, mais je vous conseille d’abord de prendre un moment pour réfléchir à vous :

Nos vies sont certes très remplies mais en dehors de tout évènement particulier (déménagement, problème de santé, bouleversements familiaux) pourquoi cette impression d’être brutalement submergée ?

Les causes peuvent être multiples : êtes-vous trop perfectionniste ou avez-vous tendance à procrastiner ? Manquez-vous de confiance en vous ou avez-vous du mal à hiérarchiser vos priorités ? Avez-vous simplement du mal à dire non ?

Les réponses à ces questions vous aideront surement à mieux comprendre quelles « recettes » mettre en pratique ! Ensuite, dites-vous que cette meilleure organisation est un objectif primordial car la sensation d’être débordée génère un stress important, qui vous empêche à son tour d’être efficace (et aimable par-dessus le marché !) et vous enferme dans un cercle vicieux !

Alors, prête à essayer ?

Alors tout d’abord, un rapide rappel sur les outils de base : vous ne pouvez pas prétendre être organisée sans : 

  • un bon calendrier accessible sur votre ordinateur et votre téléphone (j’utilise Sunrise qui fédère mes différents calendriers et mes autres outils) avec des rappels et des calendriers différents (au minimum perso/pro)
  • un système de classement de vos emails par dossier,
  • un outil de planification simple : j’utilise Trello que j’aime beaucoup pour son coté visuel, mais vous pouvez en trouver d’autres ou même fonctionner avec un tableau excel !

Le premier conseil peut paraître évident et s’applique aussi bien aux taches perso que pro : obligez-vous à programmer des rendez-vous récurrents pour les choses importantes mais peu fréquentes : ex, le rv chez le dentiste (mais aussi la gynéco, le contrôle technique, l’organisation d’un webinaire trimestriel, etc). Prévoyez un rappel approprié par rapport à la date où vous souhaitez obtenir le rv ou tenir l’évènement.

Attaquez-vous maintenant à la gestion au jour le jour :

Commencez par reprendre votre to-do list et organisez-là selon 2 critères : ce qui est important et ce qui est urgent. Personnellement, je fonctionne de façon visuelle et j’aime particulièrement le système de la matrice d’Eisenhower :

Matrice Eisenhower

Ensuite organisez-vous avec 3 à 5 taches par jour en fonction de votre temps de travail et veillez à ne pas oublier « l’important-non urgent » qui doit absolument figurer dans votre liste du jour !

Quelques conseils pour bien construire cette to-do list journalière : 

  • tenez compte de vos contraintes personnelles (les enfants à aller récupérer à l’école ou votre séance de sport bi-hebdomadaire)
  • découpez les gros objectifs en taches inférieures à 1 heure
  • commencez par les taches rébarbatives et prévoyez-vous une tache agréable en récompense
  • groupez les actions similaires en blocs de temps (il vaut mieux écrire 5 posts Facebook d’un coup et les programmer plutôt que d’en écrire un par jour !)
  • rédigez vos objectifs le soir pour le lendemain et le vendredi pour la semaine suivante
  • soyez réaliste ! si vous n’arrivez jamais à finir votre to-do list du jour c’est qu’il y a un problème (si vous la finissez tous les jours à midi, il y a aussi un problème 😉 )

Ensuite trouvez-vous une buddy, ou à défaut une amie à qui vous envoyez vos objectifs du jour tous les matins. L’avantage avec une buddy, c’est qu’elle vous envoie aussi les siens et que vous vous motivez mutuellement !

Enfin faites la chasse au temps perdu !! le grand coupable ? le plus souvent c’est votre ordinateur ! 

  • Désactivez les notifications (emails, alertes Facebook, etc) et prenez l’habitude de consulter et répondre à vos mails 3 fois par jour (un tip pour vous motiver : on estime qu’après avoir lu un email, il faut 3 minutes minimum pour se concentrer à nouveau sur la tâche en cours !)
  • De même pour Facebook et autres réseaux sociaux, accordez-vous 10 minutes chronométrées après avoir fait une tache rébarbative mais pas plus !
  • Débarrassez votre boite mail de toutes les inscriptions à des newsletters que vous ne lisez jamais et alertes aux bonnes affaires (ne manquez pas la prochaine Astuce geek, je vous présenterai un super outil !)

Et n’oubliez pas de faire des pauses déconnectées ! Plus on est débordée, plus on a tendance à vouloir trop en faire, à sauter son déjeuner ou rester devant son ordi 5 heures d’affilée.

Cela vous donne peut être bonne conscience mais vous n’êtes plus productive ! Donc obligez-vous toutes les heures de demi ou au minimum une fois dans la matinée et l’après-midi, à vous lever de votre bureau, à regarder par la fenêtre, à boire un verre d’eau et pourquoi pas à vous écouter un morceau de musique qui vous détend ou vous donne la pêche !

Et surtout, respectez-vous !

Apprenez à ne pas culpabiliser de ne pas travailler parce que Gaspard a une otite, dites-vous au contraire que vous avez la chance de pouvoir gérer votre temps. Ne vous mettez pas une pression terrible pour poster tous les jours sur Facebook si vous êtes en plein déménagement, mettez seulement un post de temps à autre sur un ton humoristique pour rester connectée avec votre communauté.

Alors voilà, j’arrive à la fin de cet article, je vais aller faire une pause, heureuse de l’avoir terminé, c’était l’objectif n°1 du jour !

J’espère que les conseils que j’ai partagés avec vous, vous aideront comme ils m’ont aidée !

Et surtout n’hésitez pas à me faire part de vos trucs pour ne pas être débordée !!

(Merci à Thierry Pacaud et à Team developpement pour leurs articles à ce sujet)

© Nathalie Jomard